Memory - Document Specialists

Gestione elettronica documentale – Scansione, archiviazione cartacea e conservazione digitale sostitutiva

I documenti sono la nostra passione!

 

Se non condividi la nostra stessa passione, affidati a chi con la giusta soluzione riuscirà a cambiare la tua opinione

Siamo un azienda nata, cresciuta e che si è evoluta specializzandosi fortemente in tutto il ciclo di vita del documento.
Ci proponiamo come interlocutore unico, offrendo soluzioni di Document Lifecycle Management per la gestione dei tuoi documenti; la soluzione si articola in una suite di servizi snella dove la reingegnerizzazione dei processi ti permette di ottenere il massimo dai tuoi documenti:

Classificazione ed ordinamento secondo le tue esigenze

Consultazione in tempo reale e da qualunque dispositivo

Consivisione dei documenti all’interno dell’organizzazione

Condivisione con l’esterno attraverso un portale riservato e personalizzato sulle esigenze della tua azienda

Tracciatura di tutte le operazioni e registrazione degli accessi

Possibilità di profilazione degli utenti, gestendo il loro accesso ad archivi e documenti riservati

Le nostre soluzioni, altamente informatizzate, ti permettono di delocalizzare i tuoi documenti, ma al tempo stesso, di tenerne traccia ed averli a portata di mano grazie al cloud,uno strumento tanto SEMPLICE ed ECONOMICO quanto EFFICACE!

Contattaci per avere maggiori informazioni

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* Acconsento al trattamento dei dati personali.
I dati inseriti saranno utilizzati nel pieno rispetto del Codice in materia di protezione dei dati personali (Dlgs. 196/03).
L'interessato può esercitare i diritti previsti dall'art. 7 del DLgs 196/03 inviando una e-mail a assistenza@memory.uno.
Per visualizzare l'informativa consulta la pagina privacy.

Il nostro stile


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PRESA IN CARICO E TRASPORTO

Svolgiamo il servizio con nostri mezzi e personale dipendente che raggiunge i punti di ritiro, accompagnato da palmare su cui appuntare la consistenza della documentazione ritirata presso il cliente.
Appena l’operatore ha terminato l’attività, una mail avvisa il cliente fornendo una lista della documentazione prelevata.

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ACCETTAZIONE DEI DOCUMENTI

La documentazione, una volta giunta presso i nostri centri di trattamento documentale, viene accettata da nostri operatori che, sulla nostra piattaforma informatica, verificano la corrispondenza con quanto riportato dai colleghi in fase di ritiro, tracciando ongi singola scatola in entrata.
L’operazione genererà una seconda mail che ti avviserà dell’avvenuta ricezione della documentazione e dello stato di lavorazione.

Ed ora comincia il bello

Da questo momento gestiamo i documenti secondo le tue specifiche. La nostra piattaforma applicativa guiderà i nostri operatori verso tre workflow principali, ognuno dei quali può essere attivato in fase di ritiro presso il cliente, a seconda delle sue esigenze. Saranno validati in fase di accettazione e confrontati con i termini contrattuali.

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ARCHIVIAZIONE CARTACEA

Il servizio più adatto per i documenti con minore consultazione.
Nell’ambito del servizio di archiviazione fisica cartacea tutte le operazioni sui documenti avvengono esclusivamente su tua specifica richiesta. Con questo servizio hai accesso alla nostra piattaforma dove potrai visualizzare i record, consultare lo storico di tutti i movimenti ed effettuare richieste di servizio:

Document delivery, per ricevere il documento in originale
Ritiro di documenti da archiviare e da restituire
Scansione documenti On Demand per consultare, da quel momento in poi, il documento nel suo formato digitale

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DIGITALIZZAZIONE ARCHIVI

Il servizio per tutti i documenti che vuoi a portata di mano.
Il servizio si pone come terra di confine tra la conservazione cartacea e la conservazione digitale. Per tutte quelle categorie di documenti per le quali hai bisogno di un accesso immediato e da ogni device, digitalizziamo i tuoi documenti cartacei creando una copia di consultazione sostitutiva all’originale, mantenendo tuttavia il cartaceo per il valore legale:

Document delivery, per ricevere il documento in originale
Ritiro di documenti da archiviare e da restituire
Applicazione web per consultazione, condivisione, messaggistica interna e mail

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CONSERVAZIONE DIGITALE

Ora i tempi sono maturi per cominciare a conservare i documenti digitalmente a norma di legge.
Con i nostri servizi di conservazione digitale avrai a disposizione un tuo datacenter cloud certificato ISO 27001, sicuro e replicato, per conservare i tuoi documenti in formato digitale. Con noi non avrai più problemi di manutenzione, aggiornamento e costi di licenza derivanti da una gestione della conservazione digitale dei documenti in casa.

Firma elettronica, e firma grafometrica
Marca temporale
Assunzione da parte nostra del ruolo di Responsabile della Conservazione
Redigiamo per tuo conto il manuale della conservazione

Non abbandoniamo i tuoi documenti

Il nostro è un servizio regolato dal D.lgs 196/03 in materia di trattamento dei dati sensibili. La distruzione dei documenti per l’eliminazione definitiva dalla banca dati, è uno dei tanti “trattamenti” su cui il legislatore pone l’attenzione; per questo motivo non possiamo trascurare la distruzione dei documenti che ci hai affidato, in maniera sicura e certificata al livello P4 o superiore della norma EN DIN 66399 nel rispetto della normativa vigente

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DISTRUZIONE A CANONE

Il servizio più adatto per i documenti e le copie che produci tutti i giorni.
Il servizio si propone come una valida alternativa al distruggidocumento da ufficio. Ti forniamo infatti un contenitore in alluminio, numerato e sigillato, all’interno del quale puoi inserire i documenti da distruggere periodicamente ti sostituiremo il contenitore con uno analogo e vuoto:
Applicazione per la gestione ed la visualizzazione dei video di distruzione
Salva note ricercabili per ricorda cosa hai buttato ed in che contenitore
Archivio online di tutte prove video delle distruzioni

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DISTRUZIONE SPOT

Il servizio quando vuoi, per i grandi quantitativi non continuativi.
Laddove devi effettuare uno scarto archivistico, per l’eliminazione di una prozione del tuo archivio, anche custodito presso di noi ci attiviamo con il servizio di distruzione spot che, con le medesime procedure di distruzione dell’analogo servizio a canone, garantisce la totale riservatezza delle tue informazioni

A questo punto configura il tuo preventivo


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