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Audit Documentale

Audit DocumentaleL’Audit Documentale è un processo dedicato alle aziende ed ai professionisti che mira ad ottimizzare l’attività, massimizzandone i processi e l’efficienza. Nel campo della gestione documentale, l’Audit Documentale ha lo scopo di analizzare lo stato delle procedure messe in atto dall’azienda per la conservazione, il trattamento e la distruzione della documentazione in deposito. Ogni aspetto del processo viene attentamente controllato, sia per quanto riguarda l’aspetto strettamente procedurale che quello tecnologico.

L’Audit Documentale è un processo assolutamente super partes, con lo scopo di ottimizzare i processi per trarne la maggiore efficienza possibile.
Trattando il flusso documentale dalla nascita alla distruzione, Memory è in grado di eseguire un’analisi completa delle procedure documentali, focalizzando l’attenzione sulle eventuali problematiche funzionali e quelle relative ai servizi e, con l’esperienza maturata nel settore, è in grado di valutare tutto il workflow documentale potendolo potenziare ed integrare all’interno dei propri servizi come il Facility Management, il Contact Center o la Distruzione Dertificata.

Nello specifico la fase di Audit Documentale si sviluppa su un programma organico di analisi:

  • Raccolta delle informazioni circa l’organizzazione, mediante audits face to face;
  • Redazione di un documento di analisi relativo alle procedure utilizzate;
  • Produzione di un documento circa le azioni correttive da intraprendere con relativo progetto di intervento;
  • Verifica degli adempimenti normativi;
  • Analisi della qualità, reattività ed efficienza del sistema di conservazione sostitutiva;
  • Controllo del sistema di archiviazione, eventuale riorganizzazione a norma di legge;
  • Formazione del personale interno affinché possa gestire autonomamente il sistema.

L’Audit Documentale è un processo mirato a migliorare l’efficienza e la redditività delle aziende e permette di entrare in contatto con uno dei nostri consulenti, appositamente formato, tra i migliori disponibili nel campo della gestione documentale. Grazie al suo intervento, avrete modo di conoscere tutti i processi, le loro integrazioni reciproche e le infinite possibilità che Memory mette a disposizione dei propri clienti, con professionalità, attenzione e grande empatia per una gestione documentale a 360°.

Oltre alla gestione di tutti i processi interni all’azienda, Memory propone anche un’analisi mirata ai singoli settori come quello sempre più rilevante del Security Shredding o Distruzione Certificata.
Chi tratta documenti contenenti dati sensibili, sa quanto sia importante la loro custodia in luogo sicuro ed inaccessibile a terzi e quanto sia fondamentale la distruzione in ambiente protetto e certificato; Audit Documentale relativo al processo di distruzione dei documenti vuol dire un’attenta analisi delle procedure interne ed eventualmente un intervento di Memory per adottare i processi corretti in termini di efficienza ma anche di rispetto delle normative vigenti, secondo uno schema ben collaudato:

  • Analisi dei rischi;
  • Workflow della distruzione certificata;
  • Fornitura dei contenitori di sicurezza provvisti di sigillo e lucchetto;
  • Prelievo programmato da parte di Memory con personale altamente qualificato;
  • Distruzione secondo gli standard DIN 66399;
  • Certificazione scritta e, su richiesta, anche video dell’avvenuta distruzione;
  • Riciclo del materiale distrutto presso un nostro partner o all’interno del nostro impianto industriale;
  • Formazione del personale circa le normative e procedure da rispettare, per garantire la massima sicurezza dei dati personali trattati.

Memory è sinonimo di processi sinergici integrati in grado di inserirsi, con efficienza, all’interno delle procedure aziendali con la continua supervisione di un nostro consulente.

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