Memory - Document Specialists

La Struttura organizzativa di Memory

struttura organizzativaLa struttura organizzativa di Memory si basa fortemente su un’impostazione lean dei flussi di lavoro in modo da poter assorbire facilmente i picchi di lavoro ed adattarsi alle esigenze contingenti del momento specifico. Memory è in grado di seguire i progetti dei clienti a partire dalla fase embrionale fino ad ottenere un prodotto finito, personalizzato ed integrato all’interno della struttura organizzativa originaria dell’azienda.

La gestione snella dei flussi lavorativi permette un feedback particolarmente veloce da parte di Memory che, grazie all’esperienza maturata in oltre dieci anni di attività, ha sviluppato una perfetta sinergia tra i vari reparti che la compongono. La struttura organizzativa viene sfruttata al completo per permettere una gestione di qualità e personalizzata.

Project Management nella Struttura Organizzativa

Una volta giunta una richiesta da parte di un potenziale cliente, questa viene immediatamente assegnata al reparto commerciale che provvede a contattarlo per un’indagine preliminare allo scopo di interfacciarsi e capire le necessità ed aspettative del cliente. Questa fase è estremamente importante, in quanto rappresenta il momento nel quale Memory impegna le proprie risorse nell’ascolto e nella formulazione di una proposta preliminare, basata su un dialogo continuo.

Terminata la prima fase di contatto commerciale, l’idea comincerà a prendere forma grazie ad un’attenta analisi progettuale, eseguita sotto la supervisione di uno o più Project Manager a seconda delle necessità del cliente. La capacità da parte di Memory di sviluppare proposte personalizzate ed integrate, richiede l’impiego di tutta la struttura organizzativa potendo i progetti, spaziare in più settori di competenza. Un’attenta analisi del progetto porterà alla stesura del piano operativo con la relativa offerta commerciale.
Nell’arco di queste operazioni, Memory ha conosciuto il cliente, ne ha studiato le necessità ed ha fornito una soluzione ad un problema in tempi rapidi e con la certezza di un basso impatto all’interno della struttura organizzativa, presso la quale verrà sviluppato il nuovo progetto.

La struttura organizzativa di Memory si adopererà, infine, per realizzare fisicamente il progetto dopo averne discusso con il cliente ed i vari reparti riceveranno la gestione delle varie aree in cui si compone, gestendole in maniera lean e smart, offrendo un prodotto in grado di evolversi ed adattarsi ai vari flussi di lavoro. Memory ha individuato nel corso degli anni tre settori fondamentali che concorrono alla realizzazione dei progetti: la logistica per le prese in carico dei materiali, l’accettazione e la gestione fisica, l’area Document Management per la gestione documentale a 360° e l’area IT per lo sviluppo informatico ed il supporto tecnico.

Oltre ad uno staff di professionisti con esperienza decennale nei rispettivi campi, la struttura organizzativa di Memory viene affiancata dalle migliori tecnologie in un impianto industriale all’avanguardia.

Magazzino

Il magazzino di Memory è stato studiato appositamente per ottimizzare ogni spazio utile allo stoccaggio, in piena sicurezza, dei materiali inviati dai clienti. A seguito di approfonditi studi finalizzati a garantire la massima tenuta della documentazione, le scaffalature sono realizzate con acciaio ad elevate caratteristiche meccaniche a sezione rettangolare nervata a più pieghe, atta a conferire ottima rigidezza flessionale e torsionale, oltre ad una elevata stabilità geometrica così da poter sopportare fino a 5 tonnellate di peso per metro quadrato.
L’intero impianto è dotato, inoltre, di un avanzato impianto antincendio ad acqua nebulizzata, collegato a centinaia di sensori che, rilevato un incendio, avviano le procedure automatiche di contenimento delle fiamme soffocandole con l’acqua nebulizzata che, espandendosi, le avvolge spegnendole senza rovinare alcun documento.

Zona Accettazione

La zona di accettazione è il cuore pulsante della sezione operativa di Memory; consiste nel luogo dove tutti i materiali spediti o ritirati dai clienti, vengono sottoposti ad un’attenta analisi qualitativa, divisi per categoria, censiti ed infine schedati all’interno del sistema di gestione documentale Profiler. Ogni unità riceve un codice a barre univoco ed una sua collocazione in modo da poter essere sempre rintracciabile in ogni fase di lavorazione del prodotto. I materiali durante il processo di accettazione, sono immediatamente disponibili alla ricerca ed alle richieste da parte del cliente.
La zona di accettazione è dotata di una struttura organizzativa modulare pensata specificamente per l’adozione della lean production ed assorbire facilmente i picchi di lavoro. La possibilità di rimodulare la zona a seconda delle necessità, comprimendola nel caso di un normale utilizzo o ampliandola nel caso di forti richieste, la rende uno dei settori più flessibili dell’impianto.

Scatola Memory

Tutti i documenti ricevuti, vengono inseriti all’interno di apposite scatole (BOX), accuratamente studiate per fornire caratteristiche meccaniche e di conservazione al top della categoria. Ogni scatola è autoportante, realizzata con un unico pezzo di cartone ad alta resistenza ed ogni lato è realizzato da due strati a doppia ondulazione.
La scatola Memory è stata studiata per avere una perfetta tenuta anche in condizioni di mantenimento non ideali come umidità o ambienti molto polverosi, è dotata di maniglie a doppio spessore e coperchio non asportabile per una maggiore tenuta strutturale.

Automezzi

Memory è un’azienda iscritta all’Albo Nazionale degli Autotrasportatori con codice RMT 5825213 ed è molto attenta all’ambiente, tanto da rinnovare periodicamente il proprio parco veicoli per rispettare le più severe norme in materia di sicurezza ed ambiente; alcuni veicoli, inoltre, sono alimentati a metano per un basso impatto ecologico. Ogni mezzo segue un’attenta scheda di controlli ciclici per garantirne la massima affidabilità e sicurezza nel trasporto dei materiali dalle sedi dei clienti. Per aumentarne l’efficienza, inoltre, ogni mezzo è sottoposto ad un continuo monitoraggio satellitare con un sistema di logistica integrata, in grado di: minimizzare i tempi necessari a raggiungere la destinazione e garantirne la sicurezza con un costante rilievo della posizione e dello stato del mezzo. Inoltre ogni addetto al ritiro di Memory, riceve un alert nel caso si allontanasse dal veicolo senza averne chiuso le portiere o inserito l’allarme. Efficienza, sicurezza, rispetto dell’ambiente e tecnologia sono le parole chiave del parco veicoli Memory.

Scanner di produzione

La scansione documentale permette di ottenere una copia digitale di ogni tipo di documento cartaceo e poterla conservare senza alcun pericolo di usura o deterioramento dovuto al tempo o ad agenti esterni. Nel corso della sua esperienza, Memory, ha sviluppato fortemente il settore delle scansioni arrivando ad avere una sala totalmente dedicata agli scanner di produzione, in grado di lavorare migliaia di pezzi al giorno in maniera completamente automatizzata. L’infrastruttura tecnologia si basa su una serie di macchinari facilmente adattabili alle esigenze dei vari progetti, in modo da avere la miglior resa possibile del documento originale.

Memory è anche Fujitsu Selected Imaging Service Bureau e, grazie alla sua esperienza, è in grado di fornire il prodotto più adatto ad ogni tipo di esigenza, personalizzando le macchine alle necessità del cliente, metterle in opera in un flusso di lavoro a sé o integrarle all’interno di realtà già esistenti.

Profiler

Nella struttura organizzativa di Memory, la piattaforma di gestione documentale Profiler ha un ruolo fondamentale di gestione completa e centralizzata di tutto il magazzino documenti. Grazie a questo evoluto tool gestionale, ogni cliente può controllare in piena autonomia lo stato della propria documentazione, richiederla in copia o originale, richiedere un ritiro di materiale presso la propria sede, consultare i documenti qualora fosse stata richiesta la scansione e gestire, con il supporto di un help desk dedicato, ogni passo della lavorazione. Memory garantisce la riservatezza dei dati scambiati sulla piattaforma Profiler, grazie al protocollo SSL/TLS in grado di criptare i dati con lo stesso sistema di sicurezza che viene utilizzato nelle transazioni bancarie.
Tra i vantaggi di Profiler ci sono la facilità di utilizzo ed il non dover installare alcun software, sono necessari solamente un browser web ed una connessione internet per avere sempre a disposizione i propri documenti. La piattaforma, inoltre, è sviluppata interamente da Memory che ne detiene anche i file sorgenti, rendendola un tool estremamente potente e versatile in grado di poter essere personalizzato sulle specifiche di ogni cliente.

Personale

Il vero motore della struttura organizzativa di Memory, è il personale che con esperienza ed entusiasmo, dedica tutte le proprie capacità ai progetti dei clienti. Ogni membro dello Staff Memory ha una lunga esperienza nel proprio campo ed entra in un programma di formazione continua nel quale, ciclicamente, viene invitato a seguire dei corsi di specializzazione ed aggiornamento. Le capacità e conoscenze vengono così convogliate attraverso stage formativi e workshop in un ampio sistema di condivisione del know how, per avere il personale sempre pronto a proporre nuove soluzioni, innovative ed essenziali per la mission di Memory. La continua evoluzione delle tecnologie rende necessario una formazione permanente e continua.

Nelle occasioni dove il personale Memory opera all’esterno dell’impianto industriale, è dotato di documenti di riconoscimento, con codici di identificazione univoci, che permettono il riconoscimento direttamente sul sito www.memory.uno.

Organigramma della struttura organizzativa Memory

struttura organizzativa organigramma

Soluzioni Documentali

Soluzioni Documentali

Gestione a 360° del ciclo documentale

Secure-Shredding

Secure Shredding

Distruzione certificata di documenti sensibili

Archiviazione Documentale

Archiviazione Documentale

Gestione professionale di ogni tipo di documento

Logistica Integrata

Piattaforma Documentale

Gestione e consultazione dei documenti direttamente online

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