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Gestione Ufficio Posta

gestione ufficio postaGestione Ufficio Posta

Gestione Ufficio Posta è un servizio proposto da Memory, frutto di anni di esperienza nella gestione di uffici postali aziendali dati in outsourcing. Grazie alle capacità sviluppate da un team di professionisti, specializzati nel campo, Memory offre soluzioni modulabili in grado di gestire, singolarmente o nel complesso delle attività, ogni processo dell’ufficio postale portando dei notevoli vantaggi in termini economici e di razionalizzazione delle risorse.

Gestione Ufficio Posta comporta tutti i vantaggi dell’avere un ufficio postale interno senza gli svantaggi, lasciando libere preziose  risorse ed avendo il totale controllo dei flussi di lavoro, sempre a disposizione grazie ad un’interfaccia dedicata che viene ritagliata sulle effettive necessità del cliente. Il servizio di Gestione Ufficio Posta ha come parole chiave automatizzazione e razionalizzazione dell’intero processo.
Automatizzando il processo della gestione postale, l’azienda ottiene come beneficio fondamentale un processo di ricezione, smistamento e distribuzione snelli ed efficienti, riducendo notevolmente i tempi tecnici. Con la razionalizzazione del sistema, Memory permette al cliente di avere un’analisi approfondita con una specifica attenzione alle criticità presenti nel sistema e la loro normalizzazione all’interno di un flusso di lavoro snello e performante.

I vantaggi che il servizio di Gestione Ufficio Posta comporta sono notevoli:

  • Riduzione dei tempi che intercorrono tra la ricezione della posta e la sua distribuzione agli uffici/dipartimenti aziendali
  • Velocizzazione dei processi produttivi aziendali grazie ad una gestione smart e lean
  • Un’efficacia operativa ai massimi livelli grazie all’attenzione con cui i vari tipi di posta vengono elaborati: i documenti prioritari vengono lavorati con maggiore urgenza
  • Centralizzazione dell’archivio con maggiore facilità di accesso ed elaborazione dei dati
  • Nessuna perdita di documentazione
  • Tracciabilità e trasparenza del processo postale
  • Liberazione di spazi fisici preziosi, utili all’attività aziendale
  • Sicurezza di ricevere materiale inerte, consono all’attività dell’azienda

Dematerializzazione Posta in Entrata

Il servizio di Dematerializzazione della Posta in Entrata è il miglior frutto delle nuove tecnologie in chiave IT 2.0 e permette di non doversi più preoccupare dei supporti cartacei: pesanti, difficili da gestire, facilmente smarribili e gravosi negli spazi occupati. Memory si occuperà di ricevere la posta in entrata, sottoporla ad un attento screening di sicurezza ed inserirla all’interno di un post workflow management che avrà come output finale un documento elettronico, conforme all’originale, facilmente consultabile ed archiviabile oltre all’archiviazione del supporto cartaceo originale all’interno dell’impianto industriale Memory. Il servizio, che fa parte della Gestione Ufficio Posta, porta dunque a due vantaggi fondamentali: la gestione della posta in entrata sotto forma di un semplice documento digitale e la permanenza dell’originale all’interno di un archivio protetto, rispondente a tutte le norma di legge vigenti e sicuro grazie alle certificazioni di qualità dei più prestigiosi enti europei.

Una volta dematerializzata la posta in entrata, questa rimane a disposizione del cliente sulla piattaforma documentale di Memory e potrà essere consultata in ogni momento e da qualsiasi parte del mondo, bastano una connessione internet ed un browser web.

Elaborazione Resi Postali

Il rapporto tra azienda e cliente è molto importante in una società sempre più tecnologica che mira a creare rapporti personalizzati con ogni singolo cliente. L’Elaborazione Resi Postali è un servizio di Gestione Ufficio Posta che permette all’azienda di tenere traccia dei resi o della posta che torna indietro. Ogni reso vuol dire mancato contatto e sapere le motivazioni, la storia del reso e come risolvere il problema, può portare alla creazione di un rapporto di fiducia duraturo tra l’azienda ed il cliente, ampliandone il margine operativo oltre ad avere la possibilità di rispondere in tempi brevissimi alle esigenze del proprio portfolio clienti.

Postalizzazione in Uscita

Contattare il cliente è fondamentale per ogni azienda, la forma cartacea, poi, è quella più utilizzata perché tracciabile, economica e di maggiore impatto. Memory con questo servizio, permette di non dover più impiegare preziose risorse e spazi aziendali per il posizionamento di ingombranti macchine affrancatrici, zone per il carico, scarico e transito delle cassette postali. Con il servizio di Postalizzazione in Uscita l’azienda non dovrà più sacrificare operatività per gestire il servizio che, affidato all’esperienza di un’azienda leader nell’innovazione e nella gestione di soluzioni personalizzate, provvederà in tempi rapidi a tutti gli iter necessari a consegnare la posta al vettore postale prescelto e così, al cliente finale.
Grazie ad un attento e continuo screening del mercato e all’attenzione di stringere partnership sempre più performanti a vantaggio dei propri clienti, Memory collabora attivamente, con ottimi risultati, assieme ad importanti vettori postali nazionali ed internazionali e può, all’occorrenza, proporsi come perno di una stretta collaborazione tra azienda cliente e servizio postale.

Gestione Ufficio Posta è un servizio in grado di adattarsi ad ogni realtà aziendale, di qualsiasi dimensione ed è calibrato anche per studi professionali, permettendo un notevole risparmio in termini di tempo e risorse.

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